Politique de confidentialité

AlloSyndik est une plateforme en ligne qui relie les cabinets syndics de copropriété et leurs résidents, au Maroc. Elle est actuellement proposée en programme pilote ; l’identité complète de l’éditeur sera publiée à la création de la société qui l’exploitera. Contact : dpo@allosyndik.com.

• Données des résidents (profil, signalements, questions, échanges avec le syndic) : le cabinet syndic qui gère votre résidence est le responsable du traitement. AlloSyndik agit comme sous-traitant : nous traitons ces données pour le compte du cabinet et selon ses instructions.
• Comptes des collaborateurs des cabinets (syndic, assistant, gardien, prestataire) : AlloSyndik est le responsable du traitement.
• Site internet et prospection (calculateur, demandes de démonstration ou de contact) : AlloSyndik est le responsable du traitement.

Si vous êtes résident, votre premier interlocuteur est votre cabinet syndic. Vous pouvez aussi nous écrire : nous transmettrons votre demande au cabinet concerné.

Pour les résidents :

• Identité et contact : nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone s’il est renseigné, langue préférée.
• Logement : résidence, appartement et quote-part, lorsque le cabinet les renseigne.
• Signalements : texte, photos, localisation éventuelle, catégorie, suivi du ticket et avis de satisfaction.
• Questions posées à la FAQ automatique et réponses fournies.
• Paiements de charges enregistrés par le cabinet.

Pour les collaborateurs des cabinets :

• Nom, prénom, adresse e-mail professionnelle et rôle.
• Actions importantes effectuées dans l’outil (journal d’audit).

Pour les prospects :

• Calculateur : adresse e-mail, langue, valeurs saisies et résultat affiché, ainsi que les e-mails de suivi envoyés.
• Demande de démonstration ou de contact : le contenu de votre message.

Pour tout le monde :

• Mot de passe : conservé sous forme hachée, c’est-à-dire illisible, y compris pour nous et pour le cabinet.
• Adresse IP : utilisée pour limiter les tentatives de connexion abusives.

Le numéro de téléphone lié à un signalement est enregistré sous forme hachée (une empreinte irréversible). Le numéro du profil résident, s’il est renseigné, est conservé tel quel pour permettre la connexion et le contact.

• Fournir le service : transmettre les signalements au cabinet, suivre les tickets, envoyer les notifications (e-mail, application, push) et répondre aux questions.
• Sécuriser le service : authentification, prévention des abus, détection et correction des erreurs.
• Fonctions d’intelligence artificielle, si le cabinet en dispose : classer et regrouper les signalements, répondre aux questions fréquentes, aider à rédiger des annonces, lire des factures ou des relevés bancaires.
• Prospection : envoyer au prospect qui l’a demandé le résultat du calculateur et quelques e-mails de suivi.

Base légale : l’exécution du service souscrit par le cabinet et la sécurité du service ; votre consentement pour le cookie d’analyse d’erreurs et pour les e-mails de suivi envoyés aux prospects.

• Les fonctions d’IA ne sont actives que si elles font partie de l’abonnement du cabinet.
• Dans ce cas, le texte concerné (par exemple un signalement ou une question) est envoyé au fournisseur d’IA retenu par AlloSyndik : Anthropic, OpenAI ou Google (Gemini). Pour la lecture de factures et de relevés bancaires, c’est le document qui est envoyé.
• La FAQ automatique ne reçoit que les informations de la résidence du résident : annonces, documents et éléments publiés par son cabinet.
• La traduction automatique (français ↔ arabe) des messages, annonces et réponses du cabinet envoie seulement le texte à traduire, sans nom ni coordonnées : les numéros de téléphone et adresses e-mail sont masqués avant l’envoi. Chaque résident peut la couper dans son profil.
• La réponse complète du fournisseur pour la classification des signalements est effacée après 90 jours. Nous gardons seulement des données de suivi (fournisseur, coût, volume traité).
• Une réponse produite par l’IA peut être inexacte. Le cabinet peut corriger une classification à tout moment.

Nous ne vendons pas vos données. Nous faisons appel aux prestataires suivants :

• Hetzner Online GmbH (Allemagne) : hébergement des serveurs, de la base de données, des fichiers (photos, documents) et des sauvegardes, à Nuremberg.
• Sendinblue SAS, service Brevo (France) : envoi des e-mails (invitations, notifications, liens de connexion, e-mails de suivi).
• Cloudflare, Inc. : gestion du nom de domaine (DNS) et transfert des e-mails reçus sur nos adresses @allosyndik.com.
• Functional Software, Inc., service Sentry (région Union européenne) : suivi des erreurs techniques.
• Anthropic, OpenAI et Google : fournisseurs d’IA, uniquement lorsque les fonctions d’IA sont activées pour un cabinet.

Si vous activez les notifications push, elles passent par le service de notification de votre navigateur ou de votre téléphone.

Vos données sont donc hébergées hors du Maroc, en Allemagne. Certains prestataires peuvent les traiter dans d’autres pays (Union européenne, États-Unis).

Dans un cabinet, seuls les collaborateurs de ce cabinet ont accès aux données de ses résidences. Un cabinet n’a pas accès aux données d’un autre cabinet.

• Chaque cabinet est isolé au niveau de la base de données (sécurité au niveau des lignes) : un cabinet ne peut pas lire les données d’un autre.
• Les échanges avec le site sont chiffrés (HTTPS).
• Les mots de passe et les numéros de téléphone des signalements sont hachés.
• La base de données est sauvegardée chaque nuit. Les sauvegardes sont chiffrées, conservées 30 jours, puis supprimées automatiquement.

• Sauvegardes : 30 jours.
• Réponse complète des fournisseurs d’IA (classification) : 90 jours.
• Liens de connexion, invitations et liens de réinitialisation : supprimés chaque jour une fois expirés.
• Cookie qui mémorise votre choix sur les cookies : 13 mois.
• Comptes, signalements, tickets et journaux d’audit : tant que le cabinet utilise AlloSyndik, sauf demande de suppression (voir « Vos droits »).
• Prospects : jusqu’à votre demande de suppression.

La loi n° 09-08 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel vous donne les droits suivants :

• Droit d’accès : savoir quelles données vous concernant sont traitées et en obtenir une copie.
• Droit de rectification : faire corriger ou compléter des données inexactes.
• Droit d’opposition : vous opposer à un traitement pour des motifs légitimes, et à la prospection sans avoir à vous justifier.

Pour les exercer :

• Résidents : dans votre profil, « Télécharger mes données » fournit un fichier avec vos données. « Supprimer mon compte » anonymise votre profil et efface le contenu de vos signalements, de vos photos et de vos questions.
• Résidents : vous pouvez aussi vous adresser à votre cabinet syndic, responsable du traitement.
• Tout le monde : écrivez à dpo@allosyndik.com. Nous pourrons vous demander de justifier votre identité.
• Prospects : pour ne plus recevoir nos e-mails de suivi, écrivez à dpo@allosyndik.com.

Vous pouvez aussi saisir la Commission nationale de contrôle de la protection des données à caractère personnel (CNDP) : www.cndp.ma.

Déclaration auprès de la CNDP : en cours de préparation.

Cookies essentiels, toujours actifs :

• Connexion : sk_access, sk_refresh, sk_resident_access. Ils vous gardent connecté pendant la durée de votre session.
• Langue : sk_locale, 1 an.
• Résidence affichée dans le portail résident : resident_active_residence.
• Votre choix sur les cookies : sakkane.consent.v1, 13 mois.

Analytique d’erreurs, uniquement avec votre accord :

• Sentry enregistre l’écran au moment d’une erreur pour nous aider à la corriger. Le texte est masqué et les images sont bloquées.

Sans votre accord, aucun écran n’est enregistré. Les erreurs techniques peuvent toutefois être signalées à Sentry, sans enregistrement d’écran. Nous n’utilisons pas de cookies publicitaires.

Pour changer d’avis à tout moment, utilisez le bouton « Gérer mes cookies » ci-dessous, également présent en bas de la page d’accueil.

• Données personnelles : dpo@allosyndik.com
• Assistance : support@allosyndik.com
• Questions commerciales : contact@allosyndik.com

Nous pouvons modifier cette politique. La date de dernière mise à jour figure en haut de la page.